kintone社内担当者が変わったときのサポート【日記】

kintone新担当者

kintone構築会社のペパコミ株式会社 竹谷です!

今日のお客様との定期サポートは、その企業さんの中で新たに

kintone担当となった方々との最初の打合せでした。


社内で少しkintoneは触っていたけど、構築は詳しく知らないという

新担当者の方々に行った今日の作業をお伝えします。

目次

kintone理解度の確認

社内でkintoneを使用しつつも、

担当として作成したアプリや、管理している事柄は

配属された部署や、役割によって違います。

なので、まずは確認からです。

・どのアプリを使用しているのか?

・担当になってから、何か作成したアプリはあるか?

・役割として、どのような業務を行っているか?

今回は、全社員で勤怠管理やToDoをkintoneで利用しつつ

事務作業でExcelとkintoneを少しづつ触っているところでした。



今回は、今まで担当していた方からの引き継ぎが上手だったこともあり

アプリを作成する基本的な知識はすでにありました。



基本的な知識があると、用語が伝わるのでとても進めやすいです。

作成されたアプリも有効活用できるものになっていたので、

そのアプリを活用するための紐づけを前提に改修から入ることにしました。

既存アプリを有効活用する方法

作成されたアプリは、営業部がお客様対応をする際に必要なものリストをまとめたものでした。

営業部が提供する商品別に必要なものをまとめてあって、

営業サポートをする人が新人さんでも、そのリストを見ればすぐにわかるように

写真もつけてわかりやすく作成してありました。

正直「kintoneってこんな使い方できるんだ!」と思いました。

やはり、社内の「かゆいところに手が届く」は社内業務を知っている人しか思いつかないですよね!


ただ、単体でアプリを作っているだけだったので、

せっかくこんな良いものを作ったなら、

案件管理と紐づけてあると良いですよね!

ということで、作業に入りました。


kintoneを知る上で、順番としては

①基本的な使い方を知る
②アプリを作れるようになる
③アプリ間の紐づけの仕組みを知る
という流れが基本かなと思っています。

そういう意味でも、まず使えるアプリがあってこそ、
その先の有効活用ができるので、今回はとても良いケースだと思いました。


アプリ間を紐づける作業手順

案件管理アプリに「必要なものリスト」を紐づけていきたいのですが、

その際に、販売した商品に対して「必要なものリスト」が紐づくので、

案件管理で、商品をルックアップで選んだら

この「必要なものリスト」が紐づくという流れが良いかと思いました。

ということは、案件管理に紐づける前に2つの作業が必要になります。

①商品マスタを作成
②商品マスタと、必要なものリストを紐づける

実はこの会社さん、この商品マスタをExcelで管理していました。

Excelにあるので商品マスタは取り込むだけで作成できます。

次の「必要なものリスト」を紐づけるために、

それぞれのリスト名が英字で似たようなリスト名となっていたので、

リフト番号を作成し、リスト番号をキーにして紐づけた方が

見た目もわかりやすいと考えて、必要リストに番号を付与する作業も行うことにしました。

この2つの作業は「Excelの書出しと取込み」をマスターすれば

簡単にできる作業となります。

そこで、紐づけるための前提として「Excelの書出し、取込み」を

説明することにしました。

次の打合せまでの宿題

今ある「必要なものリスト」を書出しして、

番号を付与して取り込む作業の方が簡単なので、

画面の共有をしながら、作業を行いました。

そして、今後は自動採番となるようにプラグインの設定まで行いました。

この時点で「Excelの取込み」の仕組みを理解してもらえたので、

宿題として「商品リスト」を取り込んでアプリを作成するのを

宿題とさせてもらいました。

宿題にした理由としては

「Excelの取込み」は行数が多いとわりと引っかかることが多いからです。

同じ商品がないはずなのに、実は同じものが存在したり、

数字が半角で入力していたはずなのに、全角で入力されていたものがあったり、

意外とあるものなんです。

なので、時間にゆとりをもって気持ちを集中させて取り組むことが大事です。

何度もエラーをクリアしてこそ「Excel取込マスター」になれます。

そのような理由で宿題にし、商品マスタアプリが作成できたら連絡をもらうことにして、

今回のサポートは終了しました。

連絡をもらえるのを楽しみに、次回はルックアップと関連レコードを利用して

紐づける作業を行っていきます。

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