kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です。
運用開始をしてから半年が経過した会社さんから質問がありました。
「アプリの引っ越しをしたいのですが、データがうまく入りません」
とのこと。
積極的にアプリを作成したりしているうちに
スペースの設定などがバラバラになっていて、
アプリを探すのに手間がかかったりして、
整理整頓しなおしたくなることってありますよね。
そんなアプリの整理について書いていきます。
アプリがバラバラになってしまう原因
そんなつもりはなかったのに・・・
なぜ気が付くと、バラバラになってしまうのか、
一番の理由は、ひとつの業務に思ったより沢山の
データが紐づいていることです。
ここでいう「紐づいている」はアプリで関連付けをする意味ではなく、
ひとつの業務を行うのに、必要なデータは色々あるということです。
例えば「請求書」
「請求書を作成するアプリを作ろう！」
と思ったときに、必要なデータは請求が発生した案件の内容なので、
案件管理と請求先のデータがあれば良いと思います。
案件管理と請求内容を確認するために「業務スペース」の中に作成したとします。
でも、請求内容が決められた項目だったとしたら、
請求内容のデータマスタを作成したくなります。
例えば、商品、作業、使用車両などの複数分類があった場合に、
それぞれの内容を管理するアプリが欲しくなりますし、
複数分類ある請求内容を管理できるようになると、
それぞれの動きが見えるようなアプリを作成したくなります。
気付くとアプリがたくさんできて、
管理アプリやマスタアプリが業務スペース内にできていたり、
別スペースで作成して、権限管理が混乱したりしてバラバラになってしまいます。
2番目の理由は、単発で利用できるアプリを作成することです。
例えば「車両保険を管理するアプリ」や、
「お中元、お歳暮の履歴を管理するアプリ」など
業務フローにはあまり使用しないアプリです。
Excelで管理するよりもkintoneの方が便利ですからね。
みんなが使うアプリなら、ポータルにリンクを貼るなどの
工夫をしますが、一部の人だけが使用する、アプリは
つい適当にスペースに入れてしまいます。
気が付くと「どこのスペースだっけ？」ということになります。
他にも色々あると思いますが、そんな感じで使用すればするほど、気が付くとアプリがバラバラになっているのです。
アプリの整理
アプリがバラバラで使いづらくなると
せっかく作ったアプリが使用されなくなってしまうので、
どこかのタイミングでアプリを整理すると良いですよね。
①新しく作成するスペースで「アプリの作成」→「他のアプリを再利用」
②古いアプリから「ファイルを書き出す」
③書き出したファイルを開いて「レコード番号を消す」
④新しいアプリで「ファイルを読み込む」
⑤古いアプリを参照しているアプリがあれば、参照先を新しいアプリに変更す
という手順です。
添付ファイルはデータ移行ができないので、
ダウンロードして添付をしなおす必要があります。
ちなみにATTAZooの「レコードコピー」プラグインを利用すると
新しいアプリへワンクリックでデータ移行が可能です。
アプリの整理は手間がかかりますが、
気が付いたときにできるだけ早くに行うことをオススメします。
データが積みあがるほど、大変になると覚悟しておいてください！
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