kintone構築のペパコミ株式会社 竹谷です！
今日のzoomは、サポートをしている会社さんの
社内業務担当の方と久しぶりの打合せでした。
建設業で、最初は社内業務から導入し、次に現場での使用に広げるため
ここ何ヶ月かは現場担当の方との打合せで時間を使っていたので、
社内業務の打合せが久しぶりだったのですが、
導入時に始めたアプリ以外はあまり使えていないという状態でした。
kintoneを導入し、導入アプリ以外を社内で深めていく難しさを感じたので
どのような問題があるのかを書いていきます。
データを管理する人と入力する人
よくある話で、kintoneを導入したときに
「これは面白い」と感じる人と、
「思ったより使いづらい」と感じる人に分かれます。
kintoneをデータを入れる箱、と受け取る人は「面白い」と感じます。
業務効率化のシステム、と期待する人は「使いづらい」と思うかもしれないです。
紙やExcelなどで、過去のデータを管理していたり、
業務の中で発生する顧客や受注のデータなどを管理していると
「あのデータはどこにある？」
ということが良くあるため、データを管理する業務に時間を使うことが多くあります。
それが、必要項目を業務別に入力できるアプリを作成できて、
kintoneの中に色々なデータを管理することができれば、
紙やパソコン内のフォルダを探すこともなく、効率よくなります。
ただ、入力するだけの業務の人にとっては
「どこに、何を入力する」がわかりやすく、
操作性が良いものでないと「使いづらい」と思うのは当然です。
例えば、建設業で現場写真添付した報告書を発注元に提出する業務があります。
報告書を作成している事務さんは、現場作業報告書と写真がバラバラに手元に届き、
届いたものを加工して、提出書類を作成するため、
kintoneのレコードに作業報告内容と、写真が添付されてあり、
もしそこからクリックひとつで、所定の報告書が出力できたら便利ですよね。
でも、現場の作業員さんからすると
①スマホで入力する際にどこに何を入力するかわかりやすく
②写真添付で作業前の写真、作業後の写真、場所の説明などもわかりやすく
ということが最低条件となり、
他の現場専用システムの方が、操作性がよいと感じる人もいます。
今日の会社さんも、事務員さんがアプリを作成し、色々と管理をしていたのですが、
それを見てくれる人がいないアプリは、進めていくことを後回しになっていました。
kintoneを一部の人しか触らない
Excelなど共有するデータは日々の業務で入力しますが、
一部しか見る人がいないデータをkintoneで見やすくしていくための時間は
どうしても後回しになってしまいます。
上司から指示されれば、その時間を確保することができますが
自主性を求められると、まずは日々の業務を行い、
少しできた隙間でアプリを改善するということになります。
実際に私自身が触っていて「よし、この業務をアプリ化するぞ」と思ったら
数時間かけてガッツリと取り組み、データを入れてみたり、
関連レコードで紐づけてみたりして使えるものになります。
隙間に少しずつ触るだけだと、前回何を考えてこのフィールド設置したっけ？
みたいに思い出すところから始まり、作ろうと思ったときのイメージは
すっかり萎んでしまうことになります。
そうやって気が付くと数ヶ月が経ち、何も進められないままという結果になります。
kintoneを使用して管理をする！と決めて、周りの人たちと一緒に作り、
そして社内で少しでも多くの人が関与する必要のあるものにしていくことが大事です。
頭の中のイメージを言葉にする
今日の話の中でも、上司の方から
「スペース内のアプリを、別のスペースからワンクリックで開くことはできるの？」
との質問があり、
①スペース内の関連リンクに表示する
②スペース内ポータルにリンクを貼る
と２つを提案しました。
この方、何となく「できるだろうなー」とは思いつつ、
確認して設定するほどでもないと思っていたようです。
打合せの場だったので、ついでに聞いたというノリでしたが、
事務員さんは「言ってくれればやるのに」という状態でした。
このような「ちょっと便利」は、意外と多くあります。
すごく困っているわけではないからいいや、と思っているだけだと
その「ちょっと便利」を思いつかないので、
言葉にしてみると「あ、それできますよ」ということになります。
その「ちょっと便利」を積み上げた結果、
kintoneはとても使いやすい！というものに成長していきます。
ぜひ、思っていることは言葉にして吐き出してもらいたいです！
まとめ
導入アプリ以外がなかなか深まらないという問題は
とても多くの会社さんに共通していると思います。
でも原因は意外と大きなものではありません。
少し、視点を変えて、時間を取ればどんどん深めていけるものです。
私たちはサポートをするときに、そのキッカケを作り、
一緒に考えていくことを意識しています。
導入したkintoneを放置しても、会社にとって大きな問題にはなりません。
でも放置せずに取り組むと大きな効率的成果を上げることができます。
「ウチ、放置してるかも」と思った会社さんがいたら
ぜひご相談ください！
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