こんにちは!

ペーパーレスにコミットする情報サイト”ペパコミ”です!

昨今よく聞く「電子帳簿保存法4条3項スキャナ保存」について記事にします。

セミナーもガンガンやってますよね~。でも〇〇法って見るだけでもう嫌になりますよね。

法律って本当に理解しづらいし読むのも面倒くさい!!

ということで、簡単に分かりやすく電子帳簿保存法のスキャナ保存制度についてご説明します!

電子帳簿保存法スキャナ保存制度とは?

「領収書を捨てられるようになった」と聞いたことはありませんか?

どういうことかというと、領収書をPDF保管してもOKになった!(原本は捨てられる)ということですね。

それを定めた法律が「電子帳簿保存法」と言います。(略して”でんちょーほう”と呼ばれています)

 

最近話題になっているように聞こえますが、

実はこの法律1998年に制定されています。

では何故最近になって話題になったかと言うと、

法律が2017年に緩和されたことで、現実的に活用できる優しい制度になったからです。

 

電子帳簿保存法スキャナ保存緩和前の要件

1.3万円未満のみ

2.仕様を満たした原稿台付きスキャナの利用が必須

3.認定事業者の電子証明書が必要

4.認定事業者のタイムスタンプ付与が必須

 

特に1が論外!3万円未満だけ電子化して、それ以上は原本保管しろと?( ;∀;)

そんな制度利用する企業が一体どこにいるのやら・・・。

2番のスキャナも厳しいですね。面倒くさい!

ということで全く普及しなかったわけです。

電子帳簿保存法スキャナ保存緩和後の要件

それが2016年、2017年の緩和で下記の通りになりました。

1.金額制限なし

2.スマホ撮影などでもOK

3.認定事業者のタイムスタンプ付与が必須

4.適正事務処理要件の規定及び遵守が必須

4の「適正事務処理要件」は、「社内ルールを作って守ってね」ということです。

この緩和により営業が領収書をスマホで撮って、経費精算ができるようになりました。

そして月次処理のタイミングでタイムスタンプを付せばよいので、業務フローを変える必要なく導入しやすくなりました。

ここまで緩和されて、はじめて日常業務として対応できるレベルになったのですね!

 

それでも税務署へ申請が必要であったり、他の書類との兼ね合いだったり、

まだまだ制度を利用している会社はほんの一部です。

 

2019年9月には過去書類もスキャンして保存することが認められるようになります。

社内にあった今までの書類もスキャンして一定の要件を満たせば、電子保存にして紙を捨てることができるようになります。

 

一定の要件というのはひらたく言えば次のようなことです。

・スキャナ保存したい書類(領収書・請求書など)と使うクラウドサービスを税務署に申請し、承認される。
・スキャン後、決められた期間内にタイムスタンプを付与する。
・スキャンから保存するまでの手順、遵守体制などを決める。

使用するクラウドサービスは下記要件を満たす必要があります。

・タイムスタンプが付与できる

・検索性が確保されている

 

電子帳簿保存法は毎年のように法改正で企業が導入しやすいようになってきています!

だから今電子帳簿保存法スキャナ保存制度についてのセミナーがクラウドサービス会社・ベンダーが実施しているわけですね!

ちなみに電子帳簿保存法はスキャナ保存だけではありません。

自社が電子で発行した請求書を紙で出力して得意先へ送付していませんか?

その場合はまた違った要件が必要です!

電子帳簿保存法の分かりやすいまとめは下記記事にしましたので、ご確認下さい。

 

間違いなく利用しやすいですし、今後ペーパーレスの波がやってきますので、

スモールスタートでもペーパーレス化をしていきましょう!

ペパコミでは電子帳簿保存法に対応しながら、お客様の業務フローにピッタリのクラウドサービスをご提案いたします。

無料で相談に乗っていますので、遠慮なくご連絡下さいね!