サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの
kintone構築のペパコミ株式会社竹谷です！
kintoneを導入した何でもできる！
とまでは誰も思っていないのでしょうが、
できないことを伝えるとすごく落胆されるときがあります。
当然、できることとできないことがあるのですが、
お金をかければ大抵のことはできるようになります。
でも、kintoneの魅力のひとつに月1,500円(1ID)と
安い金額で使用できることも大きいですよね。
今日はまだkintoneってどんなシステムだろう？と思っている方向けに
kintoneの標準機能でできる便利だなと思うこと、
私の個人的な意見を紹介させていただきます。
入力する項目を自由に作成できる
アプリを自分で作るのは、入力したい項目のフィールドを設定するだけです。
kintoneの基本中の基本ですが、この便利さってすごいと思います。
Excelで一番上の行に「名前」「住所」とか入れて一覧表作りますよね。
それと同じ感覚で作れるんです。
そうやって入力したデータは、他のリストや用途で使うとき
Excelだとコピーして別のシートやファイルで作成します。
でもkintoneだと、ルックアップや関連レコードで簡単に使用できます。
わざわざコピーで同じ情報をあちこちに入力する必要がありません。
二度手間、三度手間がなくなります！！
それだけでも相当便利だと思っています。
アプリが進化する
最初にとりあえず必要項目だけメモれる程度に、
と思って作成したアプリでも、
この項目があるといいな、
このデータを他の業務に紐づけたいな、
と思ったときに、最初から作り直しをすることなく
項目を付け足したり、他のアプリを紐づけたりするだけで
簡単に進化していきます。
弊社の案件管理も、最初は案件を忘れないようにと
メモ書きのようなアプリでした。
今は業務の軸となるくらいの情報量を盛り込んだアプリになっています。
業務管理のためのチェックシート機能も持っています。
項目によってはフィールドを変更するときもありますが、
ファイルの書出し・取込みを使えば、レコード数が大量でも
大した手間をかけずにフィールドの引っ越しができます。
情報を共有できる
Excelファイルを情報共有するときに「そのファイルどこにある？」と
聞かれたことありませんか？
私は地味に「文書情報管理士」という資格を取得しているのですが、
この資格は会社の帳票類をどのように管理すればよいかを
学んで取得する資格です。
「ファイル管理の仕方」を学んだのですが、
意外にも色々な会社さんが、ファイル管理を適当に行っています。
自分のパソコンの中に自分ルールでファイルが格納されていて
他人にはどこに何があるかわからない状態だったり、
共有サーバーに個人名ファイルが並んでたりと
ファイル管理に「会社のルール」がないことが多いです。
サーバーは共有されていても、情報の共有はされていない状態です。
kintoneなら、アプリがあるので「この情報はここにいれる」が明確です。
自然と会社内の情報は一定のルールに従って保管されることになります。
それだけでも、共有サーバーからkintoneに変えるメリットは大きいと思います。
コミュニケーションツールとして使える
ここで言うコミュニケーションって世間話のことではなく
昔からよくいう「報連相」です。
私はお客様のサポートをする際に「ゲストスペース」を活用しているのですが、
質問・要望アプリにお客様が新規レコードを追加すると通知が来ます。
質問や要望が書かれたレコードの内容を見て、コメント欄で
作成者をメンションして連絡をします。
メールだと「○○様 いつもお世話になっております。○○の質問の件ですが」と
いちいち前置き文章から入らないといけないですし、
チャットワークやスラックなどのチャットツールだと
その質問の件などが、どんどん流れていって、後で探すのが大変だったりします。
でもレコードのコメントでやり取りすることで、
記録が残り、自然とQ&Aができるため、
他の人が同じ質問をしてくることはありません。
kintoneのコミュニケーションツールは使い方はいろいろあるので、
社内の「報連相」をスムーズにする工夫をすればするほど
円滑になると思います。
さいごに・・・
kintoneを使用するメリットはまだまだありますが、
キリがないので、このくらいにしておきます。
私は昔、経理事務で働いていたとき、大量のExcelファイルで
色々なことを管理していました。
今はkintoneに全部入れています。
Excel開くのがめんどくさいと思っています。
そしてkintoneを使い倒す仲間が増えるといいなと思っています。
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