お客様からのサポート対応はスペースで管理してます【今日の4件紹介】

kintoneのサポート

サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーの

kintoneコンサル会社 ペパコミ株式会社 竹谷です!

 

今日はお客様からのkintoneサポートの要望が4件ありました。

サポートってどんな内容かを書いてみたいと思います。

ペパコミのサポートはできるだけ気軽に問合せてもらいたいと考えて行っています。

目次

要望の受け付け方

 

kintoneを導入している会社さんなので、当然アカウントは持っています。

なので、ゲストスペースを活用してサポートを行っています。

 

導入の構築時にゲストスペースに「サポートスペース」を作成します。

そしてアプリをひとつ作っておいて、そこに質問や要望を投げてもらう仕組みです。

 

新しいレコードが作成されたら弊社サポート担当に通知が来て気づきます。

 

アプリ自体はとてもシンプルな内容で管理内容は2つだけです。

作業ステータス弊社かお客様

解決したとき備忘録か完了

後は大きく内容を記載するフィールドを置いて、説明などを記載できるようにしています。

 

その後のやりとりはコメントを利用して行います。

 

 

要望①採番設定の変更

 

構築当初は会社の決算月で採番に表示する年月を新しくすると設定しました。

 

ですが、年が明けてみて、やはり採番は年に合わせたい

(今年2021年なので、20_×××21_001から始めたい)

との要望でした。

 

21年になってすでにいくつか採番されたものがあったのですが、

その採番を001からに変更し、これから作成するものはその続きから採番されるようにしたい

とのことだったので、設定変更を行いました。

 

こちらで設定を変えるだけではなく、お客様でも行えるように、

手順を内容欄に記載し、コメントでその旨を伝えたところまでで私の作業は終了です。

 

お客様から「了解」のコメントをいただき、完了しました。

 

 

要望②Excelファイルを取込ファイル

 

導入して間もない会社さんからの要望で、Excel取込用のひな型が欲しいとのことでした。

 

Excelファイルを新規作成して、取り込みたい項目を一行目に記載してひな形を作成する方法もありますが、

弊社でオススメしているのは、取り込みたいアプリから一度「書出し」をして、

その「書出し」したファイルをひな形として使用するというやり方です。

 

フィールド名とExcelファイルの項目が一致していれば、自動的に設定できますが、

項目表記が少しでも違うと手作業でフィールドと項目を合わせる作業が必要になります。

 

その手間を省くために、基本的にはアプリから書出しをしたファイルで取込むようにしています。

 

今回の要望も、そのやり方をサポートのレコードに内容を記載して、動画で作業手順を記録して添付をし、

コメント欄にその旨を記載して完了しました。

 

 

要望③建設業の週報の作成の仕方

 

週報を日報を利用して作成する流れで構築しているアプリです。

 

日報は毎日作成していたのですが、週報の作成が3週間滞っていました

 

週報には日報を関連で表示する設定にしているのですが、

基本的には作成日から7日前までの日報しか表示しないような設定です。

 

そのため、3週間前の日報は表示されないために、相談がありました。

 

アプリを構築した時点では3週間滞ることは想定していなかったため

滞った場合の関連表示を別で作成して、通常表示と滞った場合の表示の設定を変えて設置しました。

 

今日のところは一旦それで活用してみますとの返事で終了しましたが、

もし、また不具合があったときは連絡をもらって対応いたします。

 

 

要望④帳票出力の一部変更

 

ドキュトーンで請求書を発行している会社さんからの要望です。

 

Excelのひな型に電子印も設定してあるのですが、その大きさを少し大きくして欲しいとの要望です。

 

ドキュトーンの設定は簡単ではあるのですが、少々手間がかかるため、

その会社さんとの契約では、設定・変更は弊社で請け負っています。

 

今回の要望でのひな型変更は8ファイルほどありました。

 

作業内容としては

①ドキュトーンの設定してあるファイルをダウンロード

②変更作業

③アップロード

④kintoneに反映

という流れで8ファイル行いました。

 

ひとつひとつの作業時間は30分~1時間程度です。

 

先にご要望があった順に作業しておりますので、その時によって対応完了までにかかる時間は違いますが、

ご要望をいただいたら、できるだけ迅速に対応するように心がけています。

 

 

小さなことでも気軽にご相談、ご要望をいただけることで、

kintone使用の満足度が上がるはずと信じて頑張っていきたいと思っています。

 

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