ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

この記事では正しい文書管理を実現する際の話し合いについて書いております。

ペーパーレス化実現のためには、正しい文書管理が必須です!

その文書管理の正しいやり方をご説明します(^^)/

文書管理は基本全員参加!

文書の管理の仕方やルールは一方的に決めるのはNGです!

また文書管理担当者を設定すれば実現出来るものではありません。

文書管理担当者を一人に設定することはペーパーレス化実現から最も遠くなるので注意です!

 

現場の意見と管理側の意見等々、多数の意見を出すことが大切です。

 

しかしどんな会議でも発言する人としない人、

ペースを持ってく人と流される人、

などありますよね?”(-“”-)”

 

出来る限りみんなの意見を反映したい!と思っていても、なかなか難しいことがあります。

どうすればみんなが納得できる会議にできるのでしょうか。

大切なのはファシリテーターの設定!

まず大事なのは進行役である「ファシリテーター」です。

進行役とファシリテーターって微妙に違うんですよ・・。

 

進行役・・・議事に従って進めるだけの役割

ファシリテーター・・・中立的な立場からスムーズな進行のかじ取りと行い結論を導き出す役割

 

会議において参加者の意見をまとめて、予定の時間内に結論を出せるように効率的に進行するスキルや振る舞いをファシリテーションといいます。

 

ファシリテーターに必要なスキルは・・・

・参加者やその場の雰囲気を読むスキル
・否定せず、積極的に聞く傾聴スキル
・意見喚起や考えやすさにつながる質問をするスキル
・簡潔にまとめ、記録するスキル
・論理的にまとめ、結論につなげるスキル
・プロセス管理スキル
・時間コントロールスキル

など、なかなか高度なスキルが要求されていますが、社内会議ですべてを完璧にしなくても大丈夫です。

 

以下のことを意識しましょう!

①中立的であること
②途中で小さくグループ分けをして意見交換の場をつくる
③会議開始時に決定する事柄を明確にする
④時間を守る

まずはこのくらいから意識して行うと良いかと思います。

 

人数にもよりますが、一人ひとり意見を聞く場面があってもよいかもしれません。

そもそも文書管理というのは一回の会議ですべて決める必要がないのです。

PDCA(Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善))を回しながら良い形を作り上げていくことが重要です。

そのためには会議で出てきた意見は決定事項と違っていても記録しておくと良いでしょう。

 

会社には様々な価値観や意見がありますが、目的は同じです。

何度も繰り返しながら行うことで、よりよいルールを作ることができます。

結果を急ぐのではなく、しっかりと取り組んでいく姿勢を大切にして、みんなが考える会議を作ってくださいね!

 

まとめ

ふう(斜め)

文書管理の話し合いはみんなですること!

ふう(斜め)

話し合いにはファシリテーターが必要不可欠

ふう(斜め)

一度の話し合いで完璧に決める必要はない。決めて実行して改善する(PDCAをまわす)ことが大切!