【要注意】ペーパーレス化は総務に任せると必ず失敗する!?

文書管理担当者を決めてもペーパーレス出来ない

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当サイトではペーパーレスに役立つ情報を発信しています。

 

本記事ではペーパーレス化目指す上で絶対にやってはいけないことを書きました。

ズバリ文書管理担当者の任命です。

※ちなみに文書管理とペーパーレスという似た言葉が飛び交っていますが、用語の解説は下記記事にて。

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ペーパーレス実現するために、文書の整理・管理が必要なのですが、

なんとなく・・・

 

 

文書・・・総務の仕事やな・・

で、総務の人にこう言うわけですよ。

 

 

 

 

ペーパーレスしたいから、〇〇さん中心となってよろしくぅぅ!👍

 

これペーパーレスが実現出来ない会社の特徴です!

文書管理担当者を設定したらペーパーレスが実現するほど簡単ではないことを理解頂きたい!

 

文書管理というのは、大掃除をするわけでも、整理するわけでもありません。

どんな建物も基礎工事を怠ると、見た目は立派だけど内装はスッカスカですよね?

文書管理はペーパーレス化実現の基礎工事のようなものです。

そんな基礎工事を一人もしくは数人の担当者に任せるなんてとんでもないです。

 

ペーパーレス化で多くの情報を素早く処理することが出来るようになりますが、

そのためには基礎工事となる文書管理を会社のプロジェクトとして向き合うことが必須となります。

ではどうしたらいいのか?

 

1.担当責任者(役員がベスト)と担当リーダーを決める

2.その上で全員がペーパーレス化に取り組む

 

30人以上の会社なら文書管理担当役員(ペーパーレス担当役員)を選出します。

責任者としては役員レベルの方が旗振りをしたほうがいいからです。

 

次に実行リーダーを選出します。

このときに必要なのは、影響力のある人をメンバーに入れることです。

仕事のない暇な人に・・とかはダメですよ。(言い方悪いですけど)

ここでいう実行リーダーは音頭を取って打ち合わせの場を設けたりすることが仕事です。

音頭を取れる人は影響力ある人じゃないととれません。

 

リーダーが全部やるってことではないですよ?

あくまで音頭を取る人なので、ペーパーレス化は全員参加です!

 

日常一生懸命業務をこなしており忙しいとは思いますが、

ペーパーレス化も立派な業務と考えないと実現はしません。

 

まとめ

文書管理担当者だけを設定するのはNG!

会社全体で取り組むこと!その上で担当役員とリーダーを設定

リーダーはメンバーの音頭を取る役割!

 

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