ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

下記記事にて簡単な手順についてまとめておりますので、まだご覧になっていない方は先に確認下さい。

【文書管理に任命されたら・・】ペーパーレス化の順序を公開します

で、上記の流れで早速やってみるぞ!!となった際にまずやってほしいのが“社員の意識調査アンケート”です!

現状仕事をしていく中で、文書に対してどう関わっているのか?が見えてきます。

意識調査をするにあたって下記項目を確認するといいですよ!

社内アンケート内容

1.部門と業務内容がわかるアンケート

2.1の内容に対して、メイン業務(時間を掛けている)TOP3を書き出してもらう

→【〇〇作成書類】・【〇〇確認・承認書類】・【〇〇ファイリング書類】
(種類)見積書・請求書・提案書・申請書・稟議書・清算書・雇用書類など

3.TOP3の業務に対してどんな業務フローがあり、それに伴う書類がどれだけあるのか?

→現場で携わっている人にしか分からない業務フローを気付くきっかけにもなります。

4.3の業務に対して再度その書類を探したり作成する頻度と時間はどのくらいか?

→担当部署によって大きく差がでる内容ですが、文書整理により業務効率の結果が出やすい部署が明確になります。

部署単位で文書管理に取り組み、その成功体験を持って全社展開することも一つの手段です。

5.負担が大きいと感じている書類

→同じ部署に実施しても人によって負担の感じ方は異なります。

データを集めることで見直す優先順位の高低がわかります。

作成の負担、提出するための時間的拘束な負担の種類も違うので、内容が把握できるように質問を工夫すると良いでしょう。

社内アンケートを実施する理由

社内アンケートの実施は大きなメリットがあります。

そもそもの目的は社内の文書管理をしてペーパーレスを実現するための現状把握なのですが、

アンケート実施することで意外な気付きが多く出てきます。

業務内容を共有することで解決策が出てくる

なかなか自分の業務を他人と共有することってなかなかないです。

共有することで、自分が負担に思っていることが他人にとって負担に思っていないことが多々あります。

何故かというと、効率化する手段が人それぞれ異なるからです!

アンケート実施することで、周りからみて効率化のアドバイスをもらうことが出来るなど、

業務を改めて見直す機会になるのがメリットですよ!

まとめ

文書管理を徹底してペーパーレス化を実現するためには、社員全員が自分事として参加することが必須です!

そのためには意見を押し付けるのではなく、アンケートという形で意見を聞いて現状把握することもとても大切です!

ここに挙げた内容はあくまでも参考レベルなので、より良いアンケートを企業内で作成することをお勧めします。

ペパコミならアンケートの作り方も御社に合わせて作りますので、お問い合わせ下さいね!

 

上層部や一部門の意見だけでクラウドサービス導入をしても、効率化にはなりません。

その大きな要因は現場と導入側のニーズがズレているからです。

大切なのは現状把握!

現状把握してから、具体的なスケジュールの策定に入ることが大切です。

ふう(ドヤッ)

アンケートの効果は高いんですなあ~