サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナーのペパコミ株式会社です！
この記事ではいまいち堅苦しくてピンとこない文書管理規定について、かみ砕いて説明します。
要は整理整頓でしょ？とよく言われるのですが、文書管理は確かに見方を変えれば整理整頓でも適切かもしれません。
整理整頓と聞くと何となく「やる気になればできる」気がしますよね。
しかし整理整頓という言葉の意味をしっかりと理解しようとしたことありますか？
実は「整理」と「整頓」は一つの言葉ではなく、別の意味を繋げています。
「整」とは乱れた状態を整えること、不要なものを取り除くことを意味していて、
「理」には物事の筋道ということも意味しているため、「筋道に沿うように整える」のが整理です。
「整頓」とは片づける意味もありますが、不要なものを取り除くような意味はありません。
基本的には正しい位置に置くことを意味していて、配置規則を決めて、その規則に沿って整えるということになります。
つまり日常的に行われている「整理整頓」にも配置規則が使用されているということです。
個人的な整理整頓は自分がルールなのでわざわざ明記しないですよね？
しかし会社となると会社としてのルールを定めないと、誰がどこに保管したか分からなくなり困りますよね？
事務所にある文書を整理整頓するためのルールを定めている会社はほとんどないのが現状です。
発生→保管までは業務として必要なので、漠然としたルールはあるかと思いますが、人によって意識の差が激しいのがよくある話です。
つまり会社の文書を整理整頓するとなると、まずはルールを決めることが大切です。
・ではそのルールは誰がどうやって決めるの？
・いつ誰が整理整頓を実行するの？
このような問題が起こりますよね？
で、そこを明確化するのが先送りになったり、曖昧な状態で運用するといつまでも事務所内の文書が整理整頓されることはありません。
会社のプロジェクトとして下記の手順を明確化することが大切です。
1.活動計画書を作成すること
2.スケジュールを立てること
3.役割を配置すること
4.段取りをして実行していくこと
これらを管理する基本ルールを「文書管理規則」といいます。
更にその先の捨てる、保管するなどのルールのことを「文書管理ガイドライン」といいます。
この２つのルールを定める、ルールに従って整頓していく。
会社規模や業務内容にもよるので、一概には言えませんが一般的には６か月を目安に行っていくのが良いかと思います。
最終的な目標を定めた上で活動計画書を作ることで、より確実に整理整頓を行うことができるので、ぜひまずはしっかりと活動計画書を作りましょう！！
文書管理規定を作る理由・メリットについては下記記事にまとめてあります。
御覧ください～！
https://pepacomi.com/archives/286
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