kintone(キントーン)構築・伴走会社のペパコミ株式会社で、kintone(キントーン)活用ちゃんねるのハルクです！
今日のkintone(キントーン)活用事例は「kintone(キントーン)とじぶんページを使ってマンションの退去手続きを自動化してみた～」
今日はkintone(キントーン)とじぶんページを連携した事例となります。
それでは久しぶりにパペットちゃんの問題定義へいきましょー！
黒：あ～マンションの退去管理がクッソめんどくせえええええええ
白：お、どないしたん？
黒：マンション退去するとな、色んな業者と連絡取り合わなあかんねん。水道ガス業者やろ？清掃業者やろ？
ほんで、それぞれの業者に依頼して、終わったか終わってないかの管理をぜ～んぶせなあかんねん
白：ほうほう、それは大変やな～
黒：業者さんも忙しくてなかなか電話にも出てくれへんし、それが重なると誰にどこの物件の部屋を依頼するかがわけわからんようになんねん もっと簡単に管理できるようにならへんかな～
白：ピコーン！
それ できるで！kintone(キントーン)使って部屋の管理状況を共有したらええねん！
黒：ん？どういうこと？
白：kintone(キントーン)で各部屋の管理をしておいて、空きが出て業者手配みたいなステータスにチェックをつけたら、指定業者へ通知が飛ぶ。指定業者はkintone(キントーン)を見に行けば物件情報が分かるからいちいち直接管理会社とやり取りせんでも自動で連携できるようになんねん！
黒：ほんま？それええやん。でも業者全員にkintone(キントーン)ライセンス付与はコスト高いわ～
白：せやからじぶんページってプラグイン使えばやす～く出来るで！
黒：ほんま？早速たのむわ！
白：まかせとき！いくで～！
はい！この子らが言ったようにじぶんページとkintone(キントーン)を連携することでこんな管理が出来るようになります！
宣伝を挟んでからデモ画面にいきます！
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それではデモ画面へいってみましょー
お見せするのは全部で４つ
①kintone(キントーン)上のアプリと実際の操作
②kintone(キントーン)上でレコード登録したら業者へ自動でメールが届いて現場情報をじぶんページで確認するところ
③現場からスマホを使ってじぶんページにアクセスして写真報告するところ
④反映した情報をkintone(キントーン)上で確認するところ
①kintone上のアプリと実際の操作
1つ目まずkintone(キントーン)上のアプリと実際の操作についてです。
今見てるのは部屋マスタです。これは物件名それに対して部屋番号が管理されています。物件情報、住所や間取りなども全部情報を管理しているアプリになります
メインとなるのが修繕依頼管理アプリになりますここでは実際に退去が発生したら業者に依頼するためのアプリとなってますこれ開くと退去に伴う依頼とありますので依頼先登録者。
依頼先登録者というのは下請け業者さん今回は小川水道本舗株式会社で取得します そうすると依頼先の業者のメールアドレスも取得するのですがこれがじぶんページと紐付いてます
あとは依頼概要なので退去時水道工事、退去時水道修繕、部屋コードも取得を押します
部屋コードにしているのですが、部屋コード取得すると物件名・物件住所など出てきますが実際に運用したときには物件名で取得して電話番号を選ぶ方がいいと思いますが、今回便宜上部屋コードにしてます
ここから下は業者が入力する項目なので無視です特に何もしません
小川水道本舗株式会社にこれで依頼をしますという感じで保存しますこれで不動産の管理会社に関してはやることは終わりです
管理会社としてはこの物件の例えば品川レジデンスのA棟1808号に関しては今まだ業者の方は終わってないという進捗の確認がここでできるようになります
これが①のkintone(キントーン)上のアプリと実際の操作です
②kintone上でレコード登録したら実際に業者へ自動でメールが届くところ
続いて2つ目はレコード登録した実際に業者に自動でメールが届くところをお見せします
登録されるとこれは業者さんに届いてるメールでテストでやったのが残ってますが、メールで通知がきます
これを押すとそのじぶんページの該当のレコードで開きます
ただ基本的には現場の人はスマホでやると思いますのでここからスマホの画面をお見せします
③現場からスマホを使ってじぶんページにアクセスして写真報告するところ
まずじぶんページ上で見ると一覧画面で見えます。詳細を押すと内訳が見れます
編集を押すと中身の編集はできるようになりますので作業ステータスを変更したり報告日を入力したり作業箇所を入力したりなどします
写真がある場合はこれでカメラが起動しますので写真撮ってもらうとそのまま自分ページ上に貼り付けることができます同じように作業後の写真も撮ります
コメントを入力します
もしこの作業するにあたって見積もりとかを入力させたいのであれば見積もり情報を入力し保存します
これでkintone(キントーン)にじぶんページ入力した情報が飛ぶようになっています。
処理すべきレコードが終わったのでこの人の一覧からは消えたという形になっております
画面動画は以上となります
④反映した情報をkintone上で確認するところ
それではじぶんページで業者さんが入力したので更新をします
更新を押すと作業報告済みに変わって写真も入ってきコメントもあり見積内容も入って紐付くことができます
これをすることによって業者との連携はkintone(キントーン)上で完結します！
また物件を見ると過去この物件は修繕履歴で何月何日にどういうのをやったかっていうのを見れるようになってます
このようにやりとりは全部kintone(キントーン)上で業者さんとのやり取りも済ませながら業者さんも効率化になり、全部情報はkintone(キントーン)上で一元化されるというのが今回じぶんページとkintone(キントーン)を組み合わせてものすごく相性のいい事例をご紹介させていただきました
マンションの管理を事例にやりましたがいろんな応用ができると思いますのでぜひ試してみてください
それではデモ画面は以上です
まとめ
いかがでしたか？
今回はマンション管理を行う管理会社向けの事例をデモしましたが、下請けを抱える会社様は全部に応用が出来ると思います！
kintone(キントーン)アカウントではなく、じぶんページを使うのでコストも安く活用することが出来て超オススメですよ！
今回使うプラグインは～・・
じぶんページで～す！(ソニックガーデン)
利用料は50ユーザーで10,000円/月 です！
ということで以上になります！
これからもkintone(キントーン)の役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております！
本日もありがとうございました！また次回お会いしましょう～！ぐっば～い！
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