サイボウズオフィシャルコンサルティングパートナー・

株式会社vivid kintone認定アソシエイト 竹谷です(長い・・)

 

・kintoneを使ってみたけど、いまいちわからない。

・なんでもできるって聞いたけど、思ったより使えない。

・入力がしづらいと言って社員が入力してくれない。

 

kintone導入した企業さんからたまに聞こえてくる意見です。(´;ω;`)

なぜこのようになるのかを知っておかないと、せっかく意気込んで導入しても定着する前にやめてしまい、結果的に導入は失敗だったということになります。

そうならないために知っておいてほしいことをご紹介します。

 

1)kintoneの初期構築は本当に初期だと思うこと

クラウドサービスは今たくさんありますが、その中でもkintoneは「カスタマイズできる」という点がずば抜けて優れています。

多くのクラウドサービスは入力すべき項目や内容が決まられていて、導入後はそれに沿って入力することになります。

 

しかしkintoneは入力場所を作るところから始まります。

私は任天堂の「あつまれどうぶつの森」(あつ森)をしているのですが、まさにkintone導入時は同じで、無人島から始める感覚です。

(あつ森は無人島パッケージに参加し、島の代表として無人島だった場所の生活を作っていくゲームですw)

 

あつ森と同じように、キントーンも最初何もないところから、自分達の好きなように作っていくシステムです。

とは言え、いきなりは無理ですから、弊社のようなキントーンパートナーが初期構築をするわけです。

しかし初期構築というと、初期構築=完成と思う方が非常に多いですが、これは間違いです。

 

初期構築はあくまで初期!

初期構築はとにかくガチガチに決めるのではなく、ゆるく作っていく。

ゆるく作ることで、現場の人が運用しやすくなります。

運用してもらうことで、改善点が出てきます!

キントーンが本領発揮するのはこの“使いながら改善していく”という点です。

 

初期構築を業者に依頼するのはいいです。

ただ作ってもらった環境そのままで使い続けると、キントーンの良さはわからないままなのです。

あつ森でも、最初にたぬき商店を設置したあとに「ここは邪魔だった」と思えば移設することができます。

 

キントーンも

「この項目いらなかった」と思えば消すことができ、

「この情報も必要だった」と思えば追加し、

「あの情報と紐づけたい」といって紐づけする設定ができる。

 

このように使いながら気づく「もっと便利」を実現することができる点が素晴らしいポイントになります。

 

kintoneが本領発揮するのは使いながら改善していく点です!

使いながら気づく「もっと便利」を実現することができる点が素晴らしいポイントになります。

 

2)kintoneの改修は自分達で行うこと!

「自分たちで行うのが基本」

せっかく現場で使って、改善点が出てきたのにこの改修を外部に依頼するケースが多くあります。

 

私たちも実際改善依頼を受けていますし、外部に依頼すること自体がダメなわけではありません。

確かに大きな改修だったら外部の専門家にやってもらったほうが確実です。

 

しかし「小さな改善」は外注ではなく、社内で行う方が圧倒的に早いし覚えます。

勘違いしてはいけないことが、社内で行うからといって相談をするな!という意味ではありません。

 

kintone(キントーン)を導入した業者に相談してみましょう。

〇〇をこういう使い方したいんですけど、どういう設定の仕方したら出来ますか??

 

こういう相談に乗ってくれない業者は切り替えましょう。キントーンの良さを何もわかっていません。

少なくとも弊社はこういう相談が来たら超テンション上がるし、頑張って覚えてもらおうと全力を尽くします。

 

自分達がキントーンに興味を持って、自分達で改修することがキントーンを理解することの一番の近道なんです。

 

私も仕事柄、様々な企業さんを訪問してきましたが、同じ「受注→納品→請求」という仕事も、業界によって意味合いもオペレーションも全く異なります。

 

一番理解している社内の人間が、kintone(キントーン)を意のままに操れることが最強なんです。

 

業者に相談してみて、改修の仕方を教えてもらって、簡易的なアプリを作って入力してみる。

ダメなら直す。というトライアンドエラーを繰り返すことで、あっという間にkintone(キントーン)の操作を覚えますし、考え方も変わります。

 

都度都度業者に改修を依頼していたら、金額もかさむし自分達も覚えられません。

まずは自分たちで作ることを基本にしてくださいね!

 

3)kintoneを使う目的達成はこのフェーズ

「立場によって見え方が違う」

ここまできたらようやく、そもそもの目的を達成するために改修していきます。

システムを導入したらすぐに目的が達成できるほど、システムは魔法ではありません。

地道な取り組みを繰り返すことで、ようやく本質的な改善が見えてくるのです。

 

しかしこの段階でもまた一つ罠があります。

kintone(キントーン)で実現したい目的は会社それぞれあります。

更に言うと会社の中でも担当者毎でそれぞれあります。

 

例えば「売上をkintoneで管理する」ことにすると、

①経営者「どこから多く売上げがあるのか、上がる要因など分析したい」
②管理者「日々の進捗や、担当者別の売上が一目でわかるようにしたい」
③経理担当「売上の請求管理や経費振り分けも紐づけて簡単にしてほしい」
④営業担当「日報や見込み管理に紐づける形で入力を簡単にしたい」

 

このように、売上を管理するという一つの目的でも

担当者毎でバラバラなことってめっちゃあるあるなんです。

で、これら全てを一発で解決できるようなクラウドサービスはkintone(キントーン)を含めてありません。

※お金を何千万・何億と掛ければできますよ!

 

で、こうなると大体担当者が嫌になってきますw

kintone(キントーン)は魔法じゃないんだよ!とw

 

こういう場合は、担当者が一人で抱えても仕方がないので、遠慮なく社長や決裁権者に確認をしましょう。

会社として方向を決めて一つずつ実現していくのです。

 

順を追って計画し、階段を上るように目的を達成していくことが必要です。

全員の意向を聞いているととんでもなく使いづらいkintone(キントーン)が出来上がります。

そもそもkintone(キントーン)を導入する目的を明確化し、その軸をブラさないようにすることが大切です。

 

コツは軽はずみに要望を受け入れないこと。

魔法だと思わせると、大して重要ではないこともやってほしいと勝手なことを果てしなく言い続けてきます

 

まとめ

3つのポイントをまとめると
1)kintoneは最初から作れるところが素晴らしい(あつ森的な)
2)小さな改善が大きな効果を得ることになるから、必ず自分達でやること
3)目的達成をするために優先順位を決める必要がある

 

「情報の共有化」は今、企業にとって大きなキーワードです。

会社という同じ場所に集まることが前提に構築されている情報管理は、テレワークになった瞬間に業務が止まります。

 

そして「○○さんに聞かなけれなわからない」という属人的情報管理は業務スピードを落とすだけではなく、顧客対応においても大きな障害になります。

情報共有のプラットフォームとしてkintoneはとても優れたシステムなので、共有を目的にぜひ積極的に取り組んでください。

 

ちなみに私が個人的に思うことですが、あつ森を楽しめる人はkintone構築に向いています。

 

社内で担当者を決める際に「あつ森好き?」と聞いてみると適任者を一発で探し当てることができると思いますw