ペーパーレス実現にコミット!

kintoneコンサルのペパコミです!

 

コロナウィルスでテレワークの必要性が認知されてきており、

恐らくコロナが落ち着いたとしても、テレワーク化の需要は高まるばかりでしょう。

 

ペパコミを運営している株式会社vividは4期目(2020年現在)ですが、

創業以来事務所を持たず、完全テレワークです。

 

弊社はクラウドサービスのkintone(キントーン)構築・運用コンサルティングをしておりますので、

お客様もテレワークしていたりと、テレワーク環境は比較的身近な存在です。

 

しかし今までテレワークとは全く無縁の業界・会社にとっては

 

ぽんず(やる気0!)

テレワークなんてどうやったらええねん

 

となるでしょう。

 

テレワーク需要が高まると思い記事執筆をしておりますが、

長くなるので3つくらいの記事に分けようと思っています。

主観記事ですが、興味あれば読んでみて下さい。

執筆者の紹介とテレワークに至った経緯

株式会社vividを2017年に創業、創業以来テレワーク。

現在30歳(平成2年生まれ)ですが、少し遡って20歳からお話すると・・

 

20歳で会計系の専門を卒業し、業界最大手メーカーへ入社。

24歳で退職→個人事業主として独立

※当時流行りのネットビジネスやWEBマーケ事業

 

個人事業主時代は何人かと業務委託契約を結んで、テレワークしてました。

サラリーマン時代はテレワーク経験がなかったので、

本当にテレワークで管理できるか不安でしたが、結論全く問題なし。

 

仕事は順調でしたが人生に退屈し(引きこもり生活だったので)、社会に出て貢献したいと思い、株式会社vividを設立。

縁あって複数人で設立したため、事務所を構えるか?という話になりましたが、

事務所を構える必要性ってマジでなかったんですよね。

 

・社会的な信用

 

くらいですかね。

 

立ち上げ当初の会社はそもそも信用なんてないし、

事務所あるから仕事に繋がるとも思えなかったため、

結局事務所は作らずにここまできました。

結論、基本問題ないです。

 

事務所がないから仕事は出せないと言われたら、あーそうですかって感じ。

とはいえ、テレワークはテレワークでちょいちょい問題もありますので、

そこを解決するために取り組んだ内容などもお役に立てるかと思います。

 

また弊社はサイボウズのkintone(キントーン)の構築・コンサルをしており、

テレワークの考え方等、学ぶ機会も多く、そのあたりの知見もお伝えできればと。

ちなみに設立当初より、ペーパーレス化・テレワークを謳ってきており、

設立当初は「何言ってんの」的な反応でしたが、期を重ねる毎に明らかに変わってきています。

日本も徐々に変化しようとしていると実感中。

テレワーク実現するためには、環境をツールで整えること

テレワークする上での考え方の変化については、下記記事にまとめていますので先に読んでおいてください。大切なところです。

ここが理解している前提で、まずやらなければいけないのは環境整備です。

つまりITツールの導入です。

 

ふう(やる気0!)

細かいルール決めしてからIT導入じゃないの?

と思うかもしれませんが、逆です。

※もちろん大枠のルール(優先度の高い業務の洗い出し等々)は先ですよ。

 

IT導入してから細かいルール化です。

とはいえ、ITうんぬんよりテレワークなんて無理無理君はいますので、その障壁と対応策をつらつらと並べていきます。

テレワークの障壁1:事務所にこないと電話対応が・・

小規模の会社なら電話転送サービスで解決。

代表もしくは事務スタッフへ転送するように設定。

電話メモはラインやメール等で対応すれば問題なし。

kintone(キントーン)ならもっと効率的な電話メモが作れます。

 

転送サービスは色々試してないのでオススメは挙げませんが、価格も安いですしハードルは低いです。

 

中堅~大企業でセキュリティなどの理由で難しい場合は、

当番制で1人~数人事務所に出勤などで対応すればいいです。

テレワークは全員がテレワークしなければいけないという話ではないので。

テレワークの障壁2:事務所にこないと郵送物が・・

方法は主に2つ。

1つは前述にもありますが、当番制で1人~数人事務所に出勤などで対応すればいいです。

特に急ぎの書類が含まれていない場合はこれで十分対応可能。

 

2つめはコワーキングスペースを契約して、そこに郵送物が届くようにすればいいです。

ほとんどのコワーキングスペースはオプションとして「郵送物転送サービス」をしてくれます。

この機能を活用すれば、自宅に郵送物が届く仕組みが出来ます。

テレワークの障壁3:スタッフがちゃんと働いているか心配・・

別記事でも紹介していますが、成果物主義にすればいいです。

今日〇〇さんは▽▽を仕上げてねとか。

本来仕事は成果物があるものなので、必ず定義付け出来るはずです。

 

テレワークでやってはいけないのは、時間で判断すること。

現実的に無理だし、お互い不信感が募るのでやめましょう。

弊社では、毎週定期ミーティングを行いタスクを確認。

必要に応じて日ベースでタスクを確認するなどして、成果物を出す!みたいな感じでやっています。

テレワークの障壁4:ハンコを押すために出社しないといけないから・・

ハンコを押す理由を考え直して、法律上押さなければいけなければ、別途対応検討。

極端な話、承認者にPDFでまわして、代行してハンコをもらう決裁を電子上でまわして、担当者が全員分ハンコを押す

みたいなことをすれば、全員が出社する必要がなくないです?

※そんなやり方じゃダメじゃん!って思うかもですけど、ハンコなんて実際誰でも押せるし、押してるじゃん。そんなもんでしょ?(暴言

 

法律上必須でないなら、契約書は電子契約へ移行。

社内承認のハンコは、ワークフローシステムを導入して、電子稟議へ移行。

電子稟議や電子契約の法的証拠をしっかり残したければ、電子帳簿保存法や電子署名法に則ったサービスがあるので、それを使えばOK

テレワークの障壁5:従業員のモチベーションが不安

従業員がテレワークでモチベ―ションを保てない理由の一つに「何をすればいいかが分からないこと」

繰り返しですが、明確に成果物を定義することで解決します。

 

テレワークでサボってるんじゃないか?と経営者が思うのと同じくらいに

テレワークでサボってると思われてるんじゃないか?と従業員は思っています。

 

これは働いた時間で評価しているからであって、成果物評価をすることで解消します。

テレワークの障壁6:打ち合わせはどうしたら・・・

テレビ会議システムを使いましょう。

流行りに流行っている「Zoom」

マイクロソフトの「Teams」

シスコシステムズの「Cisco」

これらが主なテレビ会議システムです。

弊社はZoomがメインです。たまーにSkype

Zoomの使い方は別途youtubeに挙げていますので、ご確認下さい。

テレワークの障壁7:FAXが会社に届くから・・

届いたFAXを自動でPDFにしてメール通知してくれるFAXPDFサービスがあります。

こちらを活用することで、FAXデータはメールで確認できるため、

事務所でFAXを受け取るために出社する必要がありません。

テレワークの障壁8:コミュニケーションはどうやって取れば・・

テレワークする上で最も欠かせないツールです。

重要なやり取りから細かいやり取りまで便利に使えます。

メールだと履歴が残るとは言え、分かりづらかったりしますが、

チャットツールはスレッド分けしたり、履歴が分かりやすく追えるので便利です。

 

最近お客様ともツールでやり取りが増え、気付いたことなのですが、

メールだと必ず入れていた「お世話になっております」がなくなった。

「@小川」みたいに宛先指定して、いきなり本題から話せるので、この積み重ねは大きいです。

ではテレワークする上でのコミュニケーションツールをご紹介

Slack(スラック)

チャットワークと双璧のビジネスチャットツールです。

スレッド毎に分けることも出来ますし、

スレッド内で更に分けることも可能です。

細かい機能は非常に充実しており、僕は断然Slack推しです。

外部の人を招待して、共有の専用部屋を作ることも可能。

 

が、慣れていない人やITが得意でない人からすると

この後に紹介するチャットワークのほうがいいかもしれません。

https://slack.com/intl/ja-jp/

 

Slackはソースを公開しているので、様々なSaasと連携可能。

例えばkintone(キントーン)なら新たに申請されたらSlackで通知されるなども可能。

Chatwork(チャットワーク)

Slackと双璧のビジネスチャットツール

チャットワークはSlackより直感的に使えるので、Slackのような小難しいものが苦手ならチャットワークでいい。

タスク管理も出来て非常に優秀

https://go.chatwork.com/ja/

 

正直好みの問題。

ちなみに弊社は両方使ってます。(相手がどちらか片方のみの受付があるので)

kintone(キントーン)

ただのチャットではなく、業務レベルで細かいことを確認したい場合はkintone(キントーン)も併用することをオススメ。

案件毎にチャットが出来るので、どの案件についての話なのか?が一発で分かります。

テレワークの障壁9:経費精算は?勤怠管理は?見積・請求は?

それぞれのソフトを使ってもいいし、グループワークでも対応出来ます。

kintone(キントーン)でもすべて対応できます。

 

企業の規模・業種・業務フローで必要な機能・予算等が全く異なるので、

このあたりはペパコミのような専門家に相談したほうがいいです。

結論:ITで対応できない分野を探す方が難しい

項目だけ抜粋して乱雑に回答しましたが、結論ITで対応可能です。

できない理由を探してテレワークに取り組まないだけで、やろうと思えばできます。

それ以外の理由で出来ない場合は順序が間違えているケースがほとんどです。

 

繰り返しになりますが、ITツールを決めてからそのツールに合わせて業務フローを設計すること。

するとテレワークが実現するだけでなく、生産性の高い働き方が実現します。

コツは今までの働き方・処理の常識をすべて捨てること。

これに尽きると思います。

 

ペパコミではテレワーク化の支援を行っています。

無料で相談に乗りますので、遠慮なくお問い合わせ下さい。

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