【kintone商談動画】kintoneを使えば患者と介護職員の情報を同時に管理できます【業務効率化】

kintone構築・伴走会社のペパコミ株式会社です。

どうも!kintone活用ちゃんねるのハルクです

■会社概要 

業界:介護業界 

商談相手:代表

■サムネイル 

介護業界 

Kintone導入商談 

■相談概要 

自分でkintoneを色々いじったが限界がきた 

弊社がやりたいことをどう実現できるかを聞きたい

Kintone(キントーン)

こんにちは、お世話になります。 

こんにちは。

早速ですが、ウチの構築のコヤマも同席してお話をお伺いできればと思います。 

はい。 

お問い合わせありがとうございます。

目次

お問い合わせの確認・背景

事前にホームページ拝見しまして、介護事業施設をやられていて、そこの業務の管理をしたいということで事前に資料等も頂きましたが、これ見てる限りkintoneはもう導入されてらっしゃるってことですかね。

あーそうですね。 

Kintone(キントーン)

ただ作っていく中で問題点が出てきてるので作り変えたいっていうイメージですか?

そうですね、はい。 

なるほどなるほど。かしこまりました。

結構使ってらっしゃるっぽいので、一旦よければkintone環境を見せてもらって、その中でどこが課題なのか掘り下げさせてもらった方が早いかなと思ってですいかがですか? 

はい。 

見えてますかね。 

今見えました。はい。 

Kintone(キントーン)

こんな感じで色々作ってますけど、この利用者基本台帳っていうお客様の名前ばばばーっと書いてある、この名前は引っ張ってきたいですね。

はい。 

あとは労働者の名簿から名前は引っ張ってきたいとは思ってるんです。 

これは従業員ってことですかね。 

そうですそうです。 これを一般の職員には見られたくないですね。その詳細は。 

なるほど。ちょっと今書いてらっしゃったんですけど、例えば業務日報であれば、一般職員が入力してそれをいわゆる職員がどの患者さんに対して何をしたかっていう情報を入力すると思うのですが、その時にルックアップで利用者台帳が見えてほしくないっていうところ、書いてあるじゃないですか。 

そうですね。名前はだけしか見えてほしくないってことですね。 

名前はOKってことですね。 

名前はOKです。 

Kintone(キントーン)

なるほどなるほど。今日報アプリってあるんですか?

今、日報はないです。 

Kintone(キントーン)

あ、ないんですね。じゃあそこがネックになっていてできてないってことですか。 

そうです。 

 あーなるほど。名前だけっていうのは他の人の名前も見えたらダメなんですか?

Kintone(キントーン)

例えば小川さんっていう人を介護しましたって言ったら、小川さんしか見えてほしくないってことですか? 

名前は全員の見えていいです。 

Kintone(キントーン)

名前は見えていいんですね。そしたら名前だけで選ばせればいいんじゃないかなと思うんですけど。それはしてないのは単純にルックアップの機能のことがあまり分かっていないからなのか、それとも、

そうです。(分かってないです) 

あ、そういうことですか。

ルックアップをやった時に、そのアプリ自体を許可をされてないと見れないみたいな感じでエラーが出たことがあったので。 

あーなるほど。 

ひょっとしてこれは共有はいいけど入ったら入れちゃうんじゃないのと思ってですね。

なるほどですね。

デモを交えながら説明・提案・質疑応答

それで言うと結論大丈夫で、マスター、例えばこれでいうと利用者基本情報アプリがたぶん顧客台帳だと思うんですけど、そこのアクセス権をフィールド単位で指定してあげればいいですね。

Kintone(キントーン)

あーこれか。 

そうですね。これの設定をして、動くか試してもらってもいいです? 

これで利用者名を選べるから、 

利用者だけは引っ張ってこれるっていう。 

はい。で、閲覧がだけはできるようと。 

利用者の方は今入れます? 

一回こう、ログアウトして。 

ログアウトしてログインしたらいんですよね。 

はい、そうですそうです。 

見えちゃいますね。 

Kintone(キントーン)

Kintone(キントーン)

これってアレですよね、アプリ自体の権限、フィールドのアクセス権限は何も設定してないです? 

そうですね、現状で見えてるんで私この辺は何も 。

なるほど。そうすると、ちょっと待ってくださいね。

極端な話なんですけど、要はそれ以外のフィールドはアクセス権なしにしちゃえば見えないはずなんですよ。 

うんうんうん。そういうことですね。 

はい。

それでやってあげるとたぶんOKだと思いますね。

Kintone(キントーン)

なので試しに1個、もう1回設定画面行ってもらって、今全部この時間でやっちゃうと時間かかっちゃうので、フィールドのアクセス権で、例えば住所とか、住所っていうのを上のところで、そうですね。住所で、そこは利用者でいいですね、一番下のやつは。

そうか。ひょっとして全部11個選択してくって感じですか。 

そうですそうです。 

なるほど。 

これを試しにちょっと1個だけ住所に変えてもらっていいです?上の。そうです。住所にして、それのEveryone外して、

あーなるほどなるほど。

それでやれるか確認し、はい。それでいけるかと思います 。

ということは、さっきの 。

いや、権限がなければ一覧からも消えます 。

でも11個こうやってやっていかないといけないんですよね? 

グループ機能って使ったことあります?これ。 

ないですね。 

これ、ここに格納できるんですよ。こういう風に。 

ふーん。 

で、こいつら格納するとどうなるかって。

そういうことですね。あーなるほど。 

分かります?隠れるんです。こういう機能なんです。で、このグループごと設定できないかなと 。

あーできますね。 

あーそうですね。あーなるほどなるほど。なんかこれが1番よさそうですね。 

そうですね。グループ単位で設定して、グループでポチってやって展開するのが面倒であれば、初っ端から展開しておくって設定できるんで。

Kintone(キントーン)

ただ注意点としては、テーブルは隠せないんですこれ。

あー。 

これってもういっそのこと、利用者さんの名前だけ入れたアプリ、従業員の名前だけを入れたアプリで、利用者情報は逆にそれにルックアップで紐づけてがーってやった方が早いかもしんないですね。

そうですね。手段としては、この家族情報は別アプリ作って、関連表示にしちゃって、関連表示にすれば関連レコードにすれば関連レコードにアクセス権設定できるんで、見えないようにするっていう風にやるのがいいかなと思いますね。テーブルじゃなくて。それが運用的に良いのであればって感じですね。  

はいはい。 

グループのデメリットとしては、多分今見た感じ大丈夫なんですけど、計算式ですね。計算式フィールドとかをグループに入れていて、っていう時に権限ない人は計算式関係なくなっちゃうので、保存ができない計算式動かないとかってなっちゃうので、そこは注意ですね。ただ今見た感じ多分大丈夫だと思うんですけど。計算系は入ってないんで。 

入ってないですね。 

Kintone(キントーン)

はい。なのでテーブルを別アプリにして、関連レコード表示っていう感じ。そしたら関連はグループ突っ込めるんで。

はいはいはい。 

みたいな感じでやると、この日報だけじゃなくてなんか他のもできないかなと思ってるんですけど、今回の要望のやつですね。 

名前さえできれば、、なんとでもいけるかなって感じですよね。 

Kintone(キントーン)

そうですね。結構アクセス権難しいので、割と色々試してやった方がいいですね。

あとアクセス権とかって基本上から順番に処理していくんですけど、そのあたりって理解されてます?

あんま理解してないです。 

あ、ホントですか。そしたらちょっともう1回さっきの見せてもらってもいいですか。さっきの顧客台帳ですね、利用者基本情報マスターアプリの設定で、フィールドの方が。

これ下からEveryone~※早送り中に「kintoneのアクセス権について説明」 

 

だからEveryone1番上に閲覧権現上にしてたら、下にどんだけアクセス権を細かくやってもダメなんですね。 

仰る通りです。だからEveryone1番下に固定なんですよね、標準で。 

なるほどなるほど。 

はい。だからその前後だけは気をつけた方がいいです。 

はいはい。ありがとうございます、理解できました。 

はい。

Kintone(キントーン)

なので多分今回ご要望でいくつか頂いてるんですけど、申し送り記録って僕の認識だと引き継ぎみたいなイメージなんですけどそういう認識で合ってます? 

周知事項みたいな感じですね。 

なんとかマニュアル、なんとかマニュアル、なんとかマニュアルっていうレコードをたぶん作ってかないといけないんでしょうね。 

Kintone(キントーン)

そうですね。もしマニュアル系であれば、イメージ的にちょっとこんなことできますよっていうのを先に共有して、ちょっとイメージだけ。例えばですね。

共有停止しましょうか。 

そうですね、ちょっとこっちの方共有致します。例えばこれウチの、最近ちょっとやり始めたばっかりでまだ全然出てないんですけど、ナレッジ集っていうアプリで、

※早送り中に「マニュアル管理についてデモを見せる」 

 これでいいですね。 

あ、これでいいです? 

ええ。 

で、あとは4番の看護師の記録についてっていうところで、看護師も、これも同じですかね、2番のところが解決したら解決するんですかね4番は。 

そうですね。

患者ごとの記録で患者ごとデータをそこに入れていくって形で思っていて、それからもう一つは患者ごとの日々の記録、ですかね。

Kintone(キントーン)

あれ、患者ごとの記録とあと一つは何ですか? 

患者さんごとの日々の申し送りですかね。 

あーなるほど。患者ごとの記録と患者ごとの日々の申し送りって別の物なんですか。 

そうですね。患者ごとの記録っていうのは紙ベースで出てくるものをkintoneにアップして、日々の申し送りっていうのは、イメージ的には日時入れて利用者名を入れて、内容入れて誰が書いたのかっていうものをずーっと積み重ねていくっていうイメージですね。あとで検索をかけるとか。 

履歴で見たいっていうことですね。 

ええ。 その日の終わりに。 

その日の終わりですか。さっき言った従業員の日報に書かせるのとは別ですか?

誰が書くかだけの違いで、内容的には一緒です。 

なるほどなるほど。 

はい。 

Kintone(キントーン)

なるほどですね。これ単純に記録と申し送りは別で管理しないといけないんですか?なんか被ったりはしないんですか?

一緒でも大丈夫です。 

なんかそうしたらただ単に日報を、看護師用の日報みたいなアプリ作ってあげて、それをこの一番上の利用者基本情報アプリに紐付けて関連表示してあげたらいいような気はしてますね。 

そうなんですよ。私が勝手に目論んでたのは、この患者ごとの記録と患者ごとの日々の申し送りを1つのアプリで合体できないかって考えてたんですよ。 

Kintone(キントーン)

はいはい。多分僕もまずそれで考えちゃいますね。

日々の申し送りは患者単位で打ってたら面倒くさいで、日時が基本になってきますよね。 

看護師単位っていうことですかね、そうすると。 

そうですね。 

じゃあこっちが本当の日報的な感じなんですかね。 

そうですそうです。 

なるほどなるほど。 

Kintone(キントーン)

現状はKintoneでやってないにしろ、これは両方とも紙でやってるんですかね。 

紙です。 

それであれば、プラグインとか使わないんであれば、アプリ別で分けちゃった方がいいと思いますね。患者ごとと。で、もしそっちに対して関連レコード表示するってやれば、一つのアプリでいけるっていう感じですね。言ってる意味分かりますかね。 

分かります分かります。

Kintone(キントーン)

これ多分テーブルでやってあげれば、両方を満たせると思うんですよ 。

うんうんうんうん。 

結局今仰ってるのって、こっちは患者単位だけどこっち看護師単位じゃないですか。 

こっちはテーブルですね。

Kintone(キントーン)

はい。だから本当は、そうですよね。看護師単位はテーブルなんですけど、看護師単位目線でやると患者単位の情報が入れれないんで、テーブル中に患者の情報を入れるようにしてあげて、テーブルでやってあげれば一応両方を満たせるんですよ。ただテーブルでやるデメリットって、関連レコードって使ったことあります?関連レコードフィールド。 

ないです。 

あ、使ってないです?使い方わかんないですかね。関連レコードの。 

いやわかんないです。 

関連レコードっていうのが、じゃあちょっと、例えば御社と打ち合わせしていてウチの顧客マスタアプリなんですね。※早送り中に「デモを交えながら関連レコードの機能を説明」

そういう表示ができるのが関連レコードなんですね。 

これができれば、ああそうか。これは今こんな感じで顧客のとこに入ってるんですかね。 

そうですそうです。 

あーそうかそうか。どこどこのアプリの、どの部分を表示するっていう風な。

そうですそうです。

患者単位の所は、あれですよね、そこの申し送りの部分は検索的な機能をかけたら看護師Aさんが

患者Aさんにずーっと1時間かけてやってきたかっていうデータは、検索はかけれるわけですよね。 

Kintone(キントーン)

ちょっとイメージ違うかもしれないですね。そうするとそもそも患者単位の日報と申し送りって違い教えてもらっていいですか?ちょっと僕の認識がちゃんとできなかったかもしれないです。 

患者単位っていうのは。

患者ごとの記録ですね。ここで言うと僕この二つ。

書類ですね。その患者さんの書類ですね。 

Kintone(キントーン)

書類ですか。患者さんに対する書類。書類ってどんな書類なんですか。 

血液のデータとか薬の説明書とかそんなんですね。 

Kintone(キントーン)

なるほどなるほど。はい。じゃあ申し送りって何ですか? 

申し送りって、毎日起こる、こんなことしましたあんなことしましたとか。 

こんな事しましたの中に、この患者さんに対して血液を採りましたとか薬を説明しましたとかそういうレベルでは書かないですか?書きます? 

その方向性の日報ですね。 

Kintone(キントーン)

じゃあそうすると、各項目被るってことですよね。

はい。 

で、これをどういう風に見えたいんですか? 

患者ごとの記録っていうのは、ホントにアップロードだけになってくると思うんですよ。 

あーなるほど。 

PDFとかJPEGをポンポンポンポンと。 

はい。なるほど。そうすると、じゃあここに関しては誰が血液を採ったかとかそういう情報はいるんですか? 

それはいらないですね。 

あ、いらないんですね。なるほど。 

そうですね、4-14-2の情報がさっき言った関連レコードみたいにばーっと見えるといいですよね。 

あーそれは見えるといいんですか? 

いいですね。すごく楽ですね。 

あー、ちょっと待ってくださいね。 

 そうですそうです。 

Kintone(キントーン)

そうですよね。用者基本情報見たらA患者をアプリで見たら、75日に小川看護師が〇〇してくれたっていう履歴が見れるといいって事ですかね。B患者だったら75日に小川看護師が✕✕したみたいな。こういう見え方ですかね。 

そうです。 あーなるほどですね。 A患者が何々したっていう下に、4-1で蓄積してるデータも一緒にここにこう並んでると、、 

並んでるといいってことですね。 

と、アプリだけですごく見やすいですね。 

Kintone(キントーン)

そうですよね。なので、例えば4-1で血液検査データでPDFペタッと、74日だとしたら、これが更にA患者だとしたら、ここにまた別でこういう風にペロッと見れたらいいわけですよね。 

そうですね。

はい。それは大丈夫ですね。結論的に言うと。 

それはめっちゃ使いやすいですね、こういう風になると。 

ただ、そうするとやっぱり考えなきゃいけないのが、たぶん看護師日報の申し送りっていうところが、これたぶん1日1回だと思うんですよ、4-2を入力するのが。

※早送り中に「具体的なアプリ設計を詰めていく」

 これを入れてやると多分めっちゃいい感じに見えると思います。

これは逆に介護の方、こういう風な設計の方がいいですね。 

そうですね。なので、それでやってあげると利用者基本情報アプリ見れば情報は全部わかるようになると。で、あとは看護師日報見るのが義務だったら、そこで4-2アプリを見に行けばOKになると思うんで。 

はいはい。イメージ的にはこんな感じですね。 

全体通した不明点や費用の確認・挨拶等

あと他何かやりたいこととかあります? 

あとはないです。 

そしたらこれ初期費用として

※早送り中に「価格についての概算ご提案」 

全体通して何か不明点とかありますか? 

特に現状ではないです。 

はい、かしこまりました。お忙しい中ありがとうございました。 

いえいえ、ありがとうございます、どうも。

 

はい、引き続きよろしくお願いします。 

はい。ありがとうございました。 

失礼致します。 

 

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