ペーパーレス実現にコミット!

kintone(キントーン)コンサルのペパコミです!

 

ペパコミを運営している株式会社vividでは弁護士向けの事件ファイルスキャン事業を行っています。

弁護士の事件ファイルスキャニングならvividへ!

今年は裁判のIT化などで弁護士業界もいよいよペーパーレス化の流れがきてます。

そんな中、弊社の事件ファイルスキャニングサービスの需要が高まっております。

ただのスキャンサービスはいくつかありますが、弁護士特化のスキャンサービスは弊社だけで、特化しているからこそ弁護士ニーズを捉えたサービスを提供出来ております。

 

そのニーズの一つにNDA(秘密保持契約)の締結があります。

弁護士事件ファイルは個人情報の塊で、容易に外へ出すことは出来ないです。

弊社は弁護士特化ということで信頼頂いていますが、その上でNDAを締結することが弁護士の安心感につながっています。

 

ここからが本題で、ご依頼頂いた際のNDA締結は紙なんです。

最近はkintone(キントーン)の引き合い・導入も増えてきており、その際の契約書は電子契約が多いですが、弁護士向けスキャンサービスは紙ベース契約が多いです。

弁護士からすると契約書は身近なもので、電子契約に抵抗があるのも当然かと思います。

 

そんな中たまたま急ぎで締結する必要があり、スタッフも休みなため久しぶりに紙契約の手続きをやっていました。

ついでに控えている締結処理も一気に行っていて改めて

ふう(難しい・・)

紙の契約書締結って手間しかないな・・

と思ったので、だらだらと書いていこうと。

相変わらずめっちゃ長い前置き!!

電子契約の流れ

ざっくりと電子契約による締結の流れとまとめます。

1.契約書を作成する

2.作成した契約書で問題ないか双方確認する(問題・修正があれば1に戻る)

3.電子契約システムにアップロードする

4.お互い電子上で署名する(問題・修正があれば1に戻る)

5.締結完了、そのまま電子上で保存

 

とまあ、こんな感じで5ステップくらいで終わりますね。

では続いて紙契約

紙の契約書手続きの流れ

1.契約書を作成する

2.作成した契約書で問題ないか双方確認する(問題あれば1に戻る)

3.印刷する

4.製本する

5.送り状を作成する

6.こちら主体であれば、返信用レターパックも作り同封する

7.郵送する

8.先方が署名する(問題・修正があれば1に戻る)

9.先方が返送する

10.届き次第ファイリングして保管する

 

送り状作成するフェーズあたりで「俺まじで何してるんだろうw」と思いながら印刷していました。

時間にしては1分もかからないんですけどね。

 

この作業に時間を掛けるべきではない!と強く思いました。

私達は仕事柄kintone(キントーン)だけではなく、電子契約も提案する機会は多く改めて電子契約の必要性を訴えていこうと思いました!

 

電子契約使う企業が増えれば周りも普及するはず。

作業ではなく仕事に大切な時間を費やしてほしいなと思いました!

 

もちろん契約締結が出来るのは、そもそもお客様がご依頼して下さることなので、紙契約をしている方を否定するわけではありません。

ただペパコミとしてこういったことは発信すべきかと思いまして、今回悩みましたが記事にしました。

みんな電子契約しようぜ!(^^)/