【スマホ1台で完結】Dropboxと連携させることで 現場とのやり取りを超スムーズに!【Kintone活用術】

kintone構築・伴走会社のペパコミ株式会社です!

どうも!kintone活用ちゃんねるのハルクです!

 

kintone(キントーン)

今日のkintone活用事例はkintoneとDropboxを連携して現場との情報共有を簡易化してみた」です。

今日はkintoneとDropboxを連携してお見せいたします。

ただ連携するだけでなく、どういう活用の仕方があるか?の視点でお見せしたいなと思います。

 

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Dropboxkintoneを連携することで、現場との情報連携が思った以上に便利になります!

 

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本日お見せする内容は、​

①新規レコード作成するとDropboxにフォルダが生成されるところ。

②書類アップロードすると即座にDropboxへ反映するところ。

③現場からスマホを使ってDropbox内に直接写真撮影→取り込んで反映するところ。

ここまでをデモでお見せしたいなと思います​。

 

宣伝を挟んでからデモに入ります!

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それではデモ画面へいってみましょー!

 

それでは、デモ画面をお見せします。

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まず1個目が、新規レコードを生成すると、Dropboxにフォルダが生成されるってところをお見せしたいんですが、今見えているのは顧客リストアプリです。

この顧客リストアプリにDropbox連携プラグインが入っています。

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で、今レコード1個もないのでDropboxのフォルダを見ると1個もないっていう状態ですね。

 

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まずは、顧客リストで新規レコードを作成します。

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ペパコミ株式会社で保存をします。

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すると、これDropboxと自動連携されて、ちょっと下の方に行くと、これがDropboxフォルダなんですよ。

 

Dropboxを見てみます。

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すると、わかりますかね。ペパコミ株式会社っていうフォルダが自動で出来上がっています。

これでレコードは作成されるとフォルダが自動で作成できるってところが出来上がりました。

 

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中見るとまだ1件も何もないですね。

 

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ではですね、続いてkintone上からファイルをアップロードしてDropboxに連携していきます。

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ここに【Upload File】これを押すとファイルをアップロードできます。

アップロードしていきましょう。

 

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鳥のイラストをアップロードしました。

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するとですね、644392っていう形で入りました。

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これがDropboxを見ると、はい、わかりますかね。反映したのが。

ということでkintoneからDropboxの連携はこれで完了してます。

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ました817243ですね。
はい、Dropboxをアップロードすると今度はkintoneを確認すると、更新押しますね。
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すると1個増えたのがわかりますか?817243ですね。
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で、これ青い[Preview]って押すとダウンロードしないでプレビューを表示することができます。
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こんな感じですね、はい。
で、これもちろん今画像なんですがPDFでも何でもできますので、通常と同じような使い方をしてもらえればいいと思います。
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これで双方向間で連携ができるところをお見せしました。
なので、基本的にはもうDropboxにポイポイを放り込めば、kintoneの顧客リストを見ればフォルダの情報っていうのは全部見えるような仕組みがこれで作れます。
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特にこれ現場系の業界にはかなり需要は高いんじゃないかなと思うんですが、建設会社とかだと現場の社員が毎日写真の報告書とかをあげたりすることはよくあると思うんですよ。
で、そういう時にkintoneにログインしてアプリ選んで写真を添付するって、なかなかハードルが高かったりするんですね。
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そういう時にはDropboxを開いて、ここのフォルダのところで写真を撮影っていうのができるんですよ。
そこで撮影をして直接フォルダに放り込むと、ここに写真保存ができますのでそこを今スマホ画面でお見せしたいなと思います。
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①スマホからDropboxを起動。下部の【ファイル】を選択。
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②【アップロード】を選択し、【写真を撮影】を選択しOKを押す。
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③カメラが起動するので撮影する。
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④写真がOKなら右上の保存を押す。
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アップロード完了!
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はい、では今ですね、デモ画面をお見せしたように写真に撮ったものがDropboxに、これ反映してますよね。
なので現場の人は、Dropboxに入って写真をぺこぺこ撮ってもらって、ここにアップロードするとDropboxに反映されると。
で、これがさらにkintoneのレコードにも当然反映しますので、ちょっと更新を押しますね。

 

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プレビューを押すと、はい、こんな感じでさっき撮ったのが反映してます。

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そんな感じで活用することができますので、特に現場仕事の建設業界とか介護業界とかっていうのは、kintoneのライセンスもやっぱり現場の分まで付与できないとかそういったところもあると思いますので、これをうまく活用すると効率化かつコスト削減にもつながるんじゃないかなと思います。
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で、これは余談にはなりますが、今ペパコミ株式会社っていうレコードを作ったらペパコミ株式会社ってフォルダが出来上がったじゃないですか。
で、そこにどんどん放り込むと、いろんな写真だとか見積書とか請求書とかって混在しちゃうと思うんですね。
そうすると、じゃあ見積書フォルダとか報告書フォルダとかを作りたくなると思うんですけど、それを人力でやると漏れちゃったりすると思うんですよ。
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そういう時には、例えばこれは裏側で別途開発が必要になるんですが、ペパコミ株式会社というレコードが作られた瞬間にペパコミ株式会社のフォルダはDropboxのプラグインで出来ますが、さらにその下層で見積書フォルダとか現場報告書フォルダっていうのは自動で作られるっていうプログラムを組んだりすることも出来ますので、そういうふうに活用してもらうとフォルダの生成漏れがなくなって、どこのフォルダに何を入れるかっていうのは明確化されますので、いろんな工夫次第で活用の幅があるんじゃないかなと思います。

ご相談いただければ対応ができますのでよろしくお願いいたします。

 

では、画面動画は以上となります。

 

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はい、いかがでしたか?

Dropboxkintoneを連携することで現場との情報共有が非常に簡単になります。

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特に建設業界や介護業界など外で仕事をする方にはお勧めです。

れならですね、Dropboxさえ使えれば現場の人はkintoneアカウントを取得する必要はないです​。

 

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さらに若干触れましたが、裏側で連携プログラムを組んで、例えばレコードが生成されたら自動でフォルダを複数作る設定も出来ます。

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ペパコミ株式会社というレコードを作ったら「ペパコミ株式会社」というフォルダが出来ますが、更にその下層に見積フォルダとか現場写真フォルダ​、契約書フォルダまでが自動生成されるようなプログラムを組むっていうことも、これは開発になるんですけどもできたりします。

 

ここまでするとフォルダ生成漏れが発生しないので非常に便利ですよね!

そういったところも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

 

 

kintoneとDropboxを連携するメリットは大き3つです。

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①現場との情報共有が非常に簡単になる。

②レコード生成時に自動でフォルダ生成されるので、フォルダ生成もれが発生しない。

kintoneを見ればDropboxフォルダ内が見れるのでkintoneで全ての情報が完結する。

 

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今回使うプラグインは~、Dropbox for kintone Premiumキャップドゥさんです~。

利用料は月1万で、年間10万円になります。

 

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また別途Dropbox Businessの契約も必須となります。

こちらは3ユーザーからが必須になるようです。

 

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ということで以上になります!

これからもkintoneの役立つ情報を発信していきますのでチャンネル登録をお待ちしております!

本日もありがとうございました!また次回お会いしましょう~!ばいば~い!

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